Privacyverklaring & algemene voorwaarden

Inleiding

In praktijk Loving Memories Counseling by Freya wordt er door verantwoordelijke Freya Bos begeleiding en ondersteuning geboden aan min- en meerderjarige met verlieservaringen. Dit kan zijn door een overlijden, scheiding, verlies van baan, gezondheid etc. Om de therapie op een adequate manier vorm te geven en correcte facturering worden persoonsgegevens verzameld door de verantwoordelijke. Deze gegevens worden beschermd alsmede een beveiligde online dataopslag.

In deze verklaring staat de informatie over hoe Loving Memories Counseling by Freya omgaat met persoonsgegevens. Indien  er na het lezen van de verklaring vragen zijn over de wijze waarop omgegaan wordt met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van de in deze verklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kan u contact opnemen met ons via telefoon: 06-82539008 of mail: freya@lovingmemoriescounseling.nl. Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u de klacht liever niet bij ons indient, kan u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Loving Memories Counseling by Freya is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid nastreven en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.

KvK nummer: 81832699

• Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere opdracht die aan Loving Memories Counseling by Freya wordt verstrekt. Toepasselijkheid van de voorwaarden van de opdrachtgever wordt uitgesloten. De algemene voorwaarden maken deel uit van alle offertes en opdrachten van dienstverlening welke door Loving Memories Counseling by Freya zijn uitgebracht c.q. aanvaard.

• Loving Memories Counseling by Freya werkt volgens de beroepscode en ethische warden van de NFG en de meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling.

• Voor minderjarige cliënten tot 16 jaar geldt dat, indien van toepassing, beide gezaghebbende ouders akkoord moeten gaan met de begeleiding. De ondergetekende of opdracht gevende gezaghebbende ouder draagt er zorg voor dat de andere gezaghebbende ouder wordt geïnformeerd over de begeleiding en hier zijn/haar toestemming voor geeft. Formeel speelt de toestemming van een kind tot 12 jaar geen rol. Echter zal Loving Memories Counseling by Freya het kind zoveel mogelijk bij de beslissing betrekken. Vanaf 12 jaar moet naast de ouders ook het kind zelf toestemming geven voor de begeleiding. Vanaf 16 jaar mogen kinderen zelf beslissingen nemen over de begeleiding. Zij hebben dezelfde rechten als volwassenen. Toestemming van beide ouders is niet meer nodig.

• Voor kind gesprekken betreffende scheiding geldt: om kinderen een veilige en neutrale ruimte te geven om hun verhaal te delen met de therapeut is het belangrijk dat de therapeut een veilige partij voor hen is. in principe is er daarom geen individueel contact met ouders. Het is wel belangrijk dat ouders op de hoogte blijven van het proces. Over de betrokkenheid van ouders worden afspraken gemaakt. Wanneer het noodzakelijk is om een mail te sturen dient de andere ouder in de CC meengenomen te worden. Wanneer de therapeut een mail ontvangt zonder dat de andere ouder als CC meegenomen is, zal deze mail niet in behandeling worden genomen.

• Bij uitvoering van de opdracht zal zoveel als mogelijk de zorg van een goede opdrachtnemer in acht worden genomen. Loving Memories Counseling by Freya is te allen tijde gerechtigd om andere personen aan te wijzen die werkzaamheden zullen ondersteunen. Denk hierbij aan intervisie (uiteraard met bescherming van de persoonlijke gegevens) of intercollegiaal overleg.

• Opdrachtgever vrijwaart Loving Memories Counseling by Freya tegen alle aanspraken van derden die op enigerlei wijze samenhangen met de voor de opdrachtgever verrichte werkzaamheden, mits de aansprakelijkheid beperkt is tot het bedrag dat door de verzekeraar wordt uitbetaald. Mocht de derde desondanks Loving Memories Counseling by Freya voor eventuele meerdere schade aanspreken dan vrijwaart de opdrachtgever Loving Memories Counseling by Freya daarvoor.

• De opdrachtgever is aan Loving Memories Counseling by Freya voor dienstverlening een honorarium verschuldigd, gebaseerd op uurtarief, kosten en BTW (indien van toepassing), tenzij anders overeengekomen.

• In het begin van de begeleiding zal maandelijks worden gedeclareerd. De betalingstermijn is 10 dagen, te rekenen vanaf de datum van de declaratie. Bij gebreke van tijdige betaling is Loving Memories Counseling by Freya gerechtigd de uitvoering van de opdracht te staken en de wettelijke handelsrente, alsmede de integrale buitengerechtelijke en gerechtelijke incassokosten in rekening te brengen. De buitengerechtelijke incassokosten worden vastgesteld aan de hand van de staffelmethode, in welk geval Loving Memories Counseling by Freya gerechtigd is deze hogere bedragen in rekening te brengen.

• Loving Memories Counseling by Freya gaat op een zorgvuldige wijze met de verwerking van persoonsgegevens om. Deze staan beschreven in de privacyverklaring, gepubliceerd op de website.

• Zowel de opdrachtgevers als Loving Memories Counseling by Freya is bevoegd de overeenkomst met onmiddellijke ingang op te zeggen zonder dat er schadeplichtigheid ontstaat. Loving Memories Counseling by Freya heeft dan alsnog recht op betaling van de tot dan toe gerichte werkzaamheden en gemaakte kosten.

• Een vordering tot schadevergoeding op Loving Memories Counseling by Freya vervalt indien deze niet binnen 1 jaar nadat de schade is ontdekt of redelijkerwijs ontdekt had kunnen worden bij de bevoegde rechter aanhangig is gemaakt. Voor zover een vervaltermijn niet mogelijk is, geldt een verkorte verjaringstermijn van 1 jaar.

• Op de gerecht verhouding tussen Loving Memories Counseling by Freya en de opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing. Wanneer een geschil, verband houdende met (een tekortkoming in) de uitvoering van deze overeenkomst niet door middel van overleg tussen partijen kan worden geregeld, zullen partijen, alvorens zich tot de bevoegde rechter te wenden, zich inspannen het geschil gezamenlijk op te lossen via de klachtenregeling. Loving Memories Counseling by Freya is aangesloten bij de Nederlandse Federatie Gezondheidszorg (NFG) en daarom gehouden aan de Wkkgz. Binnen deze wet is vastgesteld dat hulpverleners een klachtenfunctionaris moeten aanstellen en zijn aangesloten bij een door de overheid erkende geschillencommissie. Meer informatie is te verkrijgen op de website van de NFG. Indien het niet mogelijk is een geschil via de klachtenregeling op te lossen, dan is uitsluitend de rechter bevoegd.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt

Hulpverleningsdossier
Indien je een opdracht aan Loving Memories Counseling by Freya vertrekt, verwerkt Loving Memories Counseling by Freya persoonsgegevens die je aan Loving Memories Counseling by Freya verstrekt. Dit zijn in ieder geval contactgegevens zoals naam, adres, mailadres en telefoonnummer. Daarbij gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van de hulpvraag kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens. Denk hierbij aan een BSN nummer.

Facturering
Indien je een opdracht verstrekt aan LMCBF, verwerkt Loving Memories Counseling by Freya gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die Loving Memories Counseling by Freya verricht. Naast contactgegevens gaat het om een bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.

Contact
Indien je contact opneemt met Loving Memories Counseling by Freya via mail of telefoon verwerken wij de gegevens die worden verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die worden verstrekt (naam, mailadres, telefoonnummer) en de reden waarom er contact opgenomen is.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die worden verwerkt
Loving Memories Counseling by Freya verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens:

• Gegevens van personen jonger dan 16 jaar
• Burgerservicenummer (BSN)

Doeleinden en grondslag persoonsgegevens

Hulpverleningsdossier
Loving Memories Counseling by Freya gebruikt de persoonsgegevens die worden verstrekt in het kader van een hulpverleningsopdracht om het dossier te behandelen. Omdat het kan voorkomen dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens het traject (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is) vraagt Loving Memories Counseling by Freya om toestemming van de opdrachtgever om persoonsgegevens te verwerken. Deze toestemming wordt gegeven door aan te melden bij Loving Memories Counseling by Freya.  Indien deze toestemming niet wordt verstrekt kan er geen gebruik gemaakt worden van de dienstverlening van Loving Memories Counseling by Freya, omdat Loving Memories Counseling by Freya de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die nodig zijn voor het dossier.

De opdrachtgever mag de toestemming terugtrekken. Loving Memories Counseling by Freya mag dan geen gegevens meer verwerken. Echter zal Loving Memories Counseling by Freya vanaf het moment van intrekking geen diensten meer verrichten voor de opdrachtgever, en zal het dossier onmiddellijk moeten sluiten.

Facturering
De betalingsgegevens die zijn verstrekt, worden gebruikt om werkzaamheden te factureren. De verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die de opdrachtgever met ons sluit uit te voeren.

Contact
De persoonsgegevens die zijn verstrekt gebruiken wij om contact op te nemen met de opdrachtgever indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Deze persoonsgegevens worden verwerkt omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.

Website en mail
Tevens verwerkt de website- en mailbeheerder Mijndomein en WordPress gegevens en cookies van de bezoekers van de website. Bezoekers worden ingelicht d.m.v. een pop-up op de website.

Persoonsgegevens bewaartermijn

Hulpverleningsdossier
Loving Memories Counseling by Freya bewaart de persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld. Een dossier wordt op grond van de Wet op geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) 20 jaar bewaard. De bewaartermijn loopt vanaf de laatste aanpassing van het dossier.

Administratie
Loving Memories Counseling by Freya bewaard de administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van 7 jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.

Overige contactgegevens
Loving Memories Counseling by Freya bewaard overige contactgegevens gedurende 1 jaar na het laatste contact, tenzij er eerder een verzoek ingediend wordt deze te verwijderen.

Delen van gegevens

De gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die Loving Memories Counseling by Freya verstuurt of ontvangt, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door de ICT-provider en mailprovider.

Indien er een beschikking is vanuit de gemeente, zal Loving Memories Counseling by Freya direct aan de gemeente factureren. De gegevens die zijn verstrekt, worden gebruikt om werkzaamheden te factureren. De gegevens worden door de gemeente vertrouwelijk behandeld.

De gegevens worden niet verstrekt aan derden, tenzij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te vertrekken. Bijvoorbeeld in het kader van een politieonderzoek.

Gegevens bescherming

Er zijn passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Tevens maakt Loving Memories Counseling by Freya gebruik van een functionaris gegevensbescherming aangesteld via het Nederlandse Federatie Gezondheidszorg (NFG).

Rechten

Een opdrachtgever heeft de volgende rechten:

• Het recht op inzage in de persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
• Het recht op rectificatie van de persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
• Het recht om bezwaar te malen tegen de verwerking en/of -in bepaalde gevallen- het recht op beperking van de verwerking van de persoonsgegevens.
• In bepaalde gevallen: het recht om de persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’)
• Het recht om persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.  

Voor meer informatie over deze rechten en wanneer deze uitgevoerd kunnen worden: zie artikelen 15 t/m 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Rechten kunnen uitgeoefend worden door contact met Loving Memories Counseling by Freya op te nemen via het mailadres of telefoonnummer. freya@lovingmemoriescounseling.nl / 06-82539008

Wijzigingen

Het kan voorkomen dat er iets veranderd in de persoonsgegevens die worden verwerkt of de toepasselijke regelgeving. In dat geval mag de privacyverklaring en het beleid aangepast worden. Bij ingrijpende wijzigingen zal er een melding op de website staan.